Sag dem Stress adé

5 TIPPS FÜR EINEN REIBUNGSLOSEN PRAXISALLTAG UND FUNKTIONIERENDES ZEITMANAGEMENT

Schon wieder so ein stressiger Tag, an dem ein Notfall nach dem anderen hineinkommt und man den Überblick nicht behalten kann. Der hektische Alltag einer Tierarztpraxis ist eine allgegenwärtige Herausforderung, die nur mit einem geschickten Zeitmanagement gelöst werden kann. Um den reibungslosen Ablauf von Untersuchungen, Behandlungen und Verwaltungstätigkeiten zu gewährleisten, werden wir in diesem Artikel leicht umzusetzende Tipps geben, die sowohl die Effizienz als auch die Qualität der tierärztlichen Versorgung gewährleisten.

Bevor wir zu den Tipps kommen, beschäftigen wir uns zuerst mit der heißgeliebten oder verabscheuten To Do-Liste. Auch wenn viele Aufgaben heutzutage automatisiert erledigt werden, ist es oftmals schwierig die Übersicht zu behalten. Eine bewährte Strategie, um offene Tätigkeiten zu kategorisieren, ist die Prioritätsmatrix. Hierbei werden alle To Do’s in vier verschiedene Kategorien eingeteilt:

1. Wichtig und dringend: Diese Kategorie beinhaltet Aufgaben, die sofort selbst erledigt werden sollen.
2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Kategorie beinhaltet Aufgaben, die Sie für die nächste Zeit einplanen sollen. Diese werden durchgeführt, wenn alle Kategorie 1-Aufgaben erledigt sind.
3. Nicht wichtig, aber dringend: Diese Kategorie beinhaltet Aufgaben, die Sie bei Möglichkeit an Ihre Mitarbeiter:innen delegieren bzw. in einer ruhigen Minute abarbeiten. Hier finden sich vor allem Tätigkeiten, wie die Beantwortung von E-Mails, Rückrufe, Postablage, etc.
4. Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Kategorie beinhaltet Aufgaben, die Sie guten Gewissens bei Seite schieben können. Diese Tätigkeiten sind weder zeitkritisch noch von hoher Relevanz. Entscheiden Sie selbst, ob Sie diese Aufgaben auf unbestimmte Zeit verschieben oder gleich vergessen bzw. streichen wollen.

Behalten Sie die Prioritätenmatrix im Kopf, um auch zukünftig immer den Überblick über offene Tätigkeiten zu bewahren und den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu legen.

Damit Sie noch einen weiteren Mehrwert von diesem Artikel ziehen können, finden Sie nachfolgend fünf praktische Tipps für effizientes Zeitmanagement.

Tipp 1 – Eine durchdachte Terminplanung und -organisation

Die realistische Terminplanung ist das Herzstück eines effizienten Zeitmanagements. Setzen Sie auf eine moderne Tierarztsoftware wie VET7.well, die Ihnen hilft, Termine nahtlos zu koordinieren und Patientendaten mühelos zu verwalten. Nutzen Sie Funktionen wie Online-Buchungstools, interne und externe Erinnerungen per E-Mail, SMS oder postalisch und die Möglichkeit zur schnellen Anpassung von Terminen.

Tipp 2 – Der Vorteil von digitalen Patientenakten

Sparen Sie sich viel Zeit, indem Sie Ihre Papierakten durch digitale Lösungen ersetzen. Elektronische Patientenakten ermöglichen einen raschen Zugriff auf die medizinische Historie, etwaige Laborbefunde, Röntgenbilder, Behandlungspläne und weitere relevante Informationen. Es zahlt sich aus in eine Tierarztsoftware zu investieren, die eine benutzerfreundliche Schnittstelle für die Verwaltung von Patientendaten bietet.

Tipp 3 – Die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben

Wiederkehrende Aufgaben wie beispielweise die Rechnungsstellung oder Bestandsverwaltung können zeitaufwändig sein. Um kostbare Zeit zu gewinnen, ist es empfehlenswert Routinetätigkeiten zu automatisieren. Ihre Tierarztsoftware sollte Funktionen zur automatischen Rechnungslegung und -versendung sowie zur Lagerverwaltung und internen und externen Kommunikation bieten, um eine effiziente Zeitnutzung zu gewährleisten.

Tipp 4 – Die funktionierende Kommunikation

Der Schlüssel zu einem gut organisierten Praxisalltag ist klare Kommunikation. Alle Teammitglieder sollen stetig am selben Stand sein. Verwenden Sie dazu Kommunikationstools, welche alle Teammitglieder nutzen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass jede und jeder über Terminänderungen, Behandlungspläne und weitere wichtige Informationen Bescheid weiß.

Tipp 5 – Die Relevanz der kontinuierlichen Weiterbildung

Schulungen und Weiterbildungen für das gesamte Team sind das A und O für effizientes Zeitmanagement. Gut geschulte Mitarbeiter:innen sind in der Ausführung ihrer Tätigkeiten schneller und effizienter, wodurch sich die Investition in Fortbildungen auszahlt. Halten Sie sich außerdem gegenseitig am Laufenden und sprechen Sie offen über aktuelle Themen.

Ein effizientes Zeitmanagement ist von entscheidender Relevanz, um die bestmögliche Versorgung für Ihre tierischen Patienten gewährleisten zu können. Indem Sie modernste Tierarztsoftware wie VET7.well nutzen und bewährte Zeitmanagementstrategien anwenden, können Sie Ihren Praxisalltag optimieren, Stress reduzieren und letztendlich die Zufriedenheit Ihrer Patienten und Kunden steigern. Investieren Sie in die richtigen Tools und setzen Sie die oben genannten Tipps um, um Ihre Tierarztpraxis nachhaltig auf Erfolgskurs zu bringen.

Für etwaige Fragen, Anmerkungen und Wünsche sind wir gerne für Sie da!