Worauf kommt es bei der Auswahl einer PMS an? 

DIE QUAL DER WAHL 

Die Navigation durch die vielschichtige Welt einer Tierklinik erfordert das Jonglieren verschiedener Verantwortlichkeiten – von geplanten Terminen oder Notfallbesuchen bis hin zu Kundenanfragen und Backoffice-Aufgaben. Im Herzen dieses komplexen Betriebs befindet sich der Dreh- und Angelpunkt, der alles zusammenhält: die Praxismanagement-Software (PMS).

Bei der Entscheidung für eine PMS treffen Sie nicht nur eine budgetäre Entscheidung, sondern setzen auch den Kurs dafür, wie effizient Ihre Praxis arbeitet, wie sicher Daten aufbewahrt werden und wie gut Sie Ihre Kunden betreuen können. Wenn Sie verschiedene Optionen durchgehen, stellen Sie sicher, dass Sie sich die Zeit genommen haben, die einzigartigen Bedürfnisse Ihrer Praxis genau zu identifizieren. Berücksichtigen Sie nicht nur die unmittelbaren Funktionen, sondern auch die Flexibilität, sich an zukünftige Herausforderungen und Chancen anzupassen. Bei der Auswahl einer Tierarzt-Software geht es nicht nur um eine kurzfristige Entscheidung und um eine Liste an Funktionen, die Sie gerne zur Verfügung hätten. Es geht darum, ein System zu finden, das sich an die spezifischen Anforderungen Ihrer Praxis, sowohl aktuell als auch zukünftig, anpasst.

Der deutschsprachige Markt bietet viele verschiedene Systeme. Hier den Durchblick zu haben und die richtige Software für Ihren Praxisalltag zu finden, ist nicht so einfach. Die Auswahl des falschen Systems kann sowohl in Bezug auf Zeit als auch Ressourcen teuer werden. Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht allein sind – dieser Beitrag soll Ihnen Tipps und Denkanstöße geben, um eine informierte Entscheidung treffen zu können, indem Sie wir wichtige Überlegungen und häufige Fragen aufzeigen.

Der erste Schritt zur richtigen Tierarzt-Software ist es Ihre individuellen Bedürfnisse zu identifizieren.

• Was kostet mich die Praxismanagement-Software?
• Was bietet mir die Praxismanagement-Software?
• Wie zukunftsfit ist die Praxismanagement-Software?
• Wer besitzt eigentlich die Praxismanagement-Software?
• Warum Sie auf ein cloud-basiertes Programm setzen sollten?
• Wie geht das Praxismanagement-System mit Sicherheit & Compliance um?
• Wie sieht die Bedienbarkeit der Tierarzt-Software aus?
• Welche Integrationen bietet die Praxismanagement-Software?
• Bietet die Tierarzt-Software Schulungen und ausgezeichneten Support?
• Welchen Ruf hat der Softwareanbieter?
• Wie flexibel ist die Praxismanagement-Software?
• Wie läuft die Datenmigration ab?

Gehen Sie Frage für Frage durch und verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Systeme, die für Sie relevant sind.

Was kostet mich die Praxismanagement-Software?

Woran man natürlich zuerst denkt, ist das Budget. Es ist zwar verlockend, sich für die kostengünstigste Lösung zu entscheiden, aber denken Sie daran, dass Sie oft das bekommen, wofür Sie bezahlen. Einige Systeme haben zwar geringe Anfangskosten, aber teure Add-ons oder Upgrades in der Zukunft. Achten Sie darauf, nicht nur die anfängliche Investition, sondern auch die langfristigen Kosten für Systemupdates, potenzielle neue Module und den Kundensupport zu berücksichtigen. Die Auswahl eines PMS, das sowohl zu Ihren aktuellen als auch zukünftigen Bedürfnissen passt, ist entscheidend für die Langlebigkeit und den Erfolg Ihrer tierärztlichen Praxis. Eine oft übersehene Überlegung ist das Preismodell. Vergleichen Sie die verschiedenen Preismodelle und achten Sie hier besonders auf bereits inkludierte Leistungen. Nur weil eine Software auf den ersten Blick billig ist, heißt das nicht, dass keine versteckten Kosten lauern.

Was bietet mir die Praxismanagement-Software?

Denken Sie über die diversen Workflows Ihrer Praxis nach. Werden Sie mehrere Termine, Abrechnungen und Patientenakten verwalten müssen? Bieten Sie spezialisierte Dienstleistungen wie Unterbringung oder Pflege an, die integriert werden müssen? Machen Sie unbedingt eine Liste von ‘Must-haves’ (Funktionen, die unbedingt vorhanden sein müssen) und ‘Nice-to-haves’ (Funktionen, die Sie sich zusätzlich wünschen würden, aber nicht essenziell für Ihren Betrieb sind) und priorisieren Sie diese. Erkundigen Sie sich anschließend, welche Systeme Ihre Bedürfnisse am besten abdecken und fragen Sie aktiv nach, wie es mit Funktionen aussieht, die Sie gerne zusätzlich haben möchten.

Wie zukunftsfit ist die Praxismanagement-Software?

Wenn Sie von der Zukunft Ihrer Praxis träumen, überlegen Sie, wie leicht Ihr PMS mit Ihnen wachsen kann. Kann es problemlos zusätzliche Benutzer, ein erhöhtes Patientenvolumen oder sogar mehrere Standorte aufnehmen? Wenn Ihre Pläne eine Erweiterung einschließen, ist es entscheidend, ein PIMS auszuwählen, das ohne großen Aufwand und ohne zusätzliche Kosten skalieren kann. Stellen Sie sich also die Frage, ob das gewünschte System mit Ihren Bedürfnissen wächst oder ob dies nicht möglich ist.

Wer besitzt eigentlich die Praxismanagement-Software?

Die Bestimmung, wer die Tierarzt-Software und die Daten Ihrer Praxis besitzt, ist ein entscheidender Faktor in Ihrem Auswahlprozess. Während einige PMS-Optionen Teil größerer Konzerne oder vernetzter Systeme sein können, gibt es einen klaren Vorteil darin, eine unabhängig im Besitz befindliche Software im Bereich der Veterinärmedizin zu wählen. Unabhängige Plattformen bieten oft ein höheres Maß an Anpassungsfähigkeit, um den einzigartigen Bedürfnissen Ihrer Praxis gerecht zu werden. Zusätzlich können Sie sich hier sicher sein, dass Ihre Daten nicht für andere Geschäftsbereiche zweckentfremdet werden. Der Besitz Ihrer Daten innerhalb der PMS ist aus mehreren Gründen entscheidend. Erstens garantiert es Ihre Autonomie über kritische Patienten- und Kundeninformationen. Dies wirkt sich nicht nur auf Ihre Fähigkeit aus, bei Bedarf den Softwareanbieter zu wechseln, sondern hat auch Auswirkungen auf Datensicherheit, rechtliche Compliance und die allgemeine Praxisführung. Zweitens bietet ein unabhängig im Besitz befindliches System in der Regel einen maßgeschneiderten Kundenservice und kann sich schnell an die sich entwickelnden Anforderungen des tierärztlichen Berufs anpassen.

Warum Sie auf ein cloud-basiertes Programm setzen sollten?

Cloud-basierte Systeme bieten viele Vorteile und sind eine ausgezeichnete Wahl für heutige tierärztliche Praxen. Die Zugänglichkeit ist ein herausragender Vorteil, der es tierärztlichen Fachleuten ermöglicht, jederzeit und überall auf wichtige Daten zuzugreifen, wo eine Internetverbindung besteht. Dies ist besonders nützlich für Praxen an mehreren Standorten oder solche, die mobile Dienste anbieten.

Auf finanzieller Seite ist das Cloud-Modell im Allgemeinen kosteneffizienter und beseitigt die Notwendigkeit erheblicher Vorabinvestitionen in Hardware und laufende Wartung. Die Sicherheit und Datenintegrität werden oft durch robuste Schutzmaßnahmen und häufige Backups verbessert. Skalierbarkeit ist ein weiterer Pluspunkt, der die Flexibilität bietet, Ressourcen basierend auf aktuellen Bedürfnissen anzupassen. Updates und Systemupgrades erfolgen in der Regel automatisch und nahtlos, um sicherzustellen, dass die Praxis mit minimalem Aufwand auf dem neuesten Stand bleibt.

Darüber hinaus erleichtert die Cloud die einfachere Echtzeitzusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und kümmert sich oft um Aktualisierungen der regulatorischen Compliance, was sie zu einer umfassenden Lösung macht, die gut für die komplexe, schnelllebige Umgebung der tierärztlichen Versorgung geeignet ist.

Wie geht das Praxismanagement-System mit Sicherheit & Compliance um?

In der Welt der Patientendaten ist Sicherheit nicht nur eine Funktion, sondern eine Notwendigkeit. Ihr ausgewähltes System sollte den gesetzlichen Anforderungen zum Schutz von Daten und Patientenvertraulichkeit entsprechen. Verschlüsselung, sichere Anmeldeprotokolle und regelmäßige Sicherheitsupdates sind alles Funktionen, nach denen Sie suchen sollten. Das Letzte, was Sie wollen, ist das Risiko eines Datenlecks oder rechtliche Probleme.

Wie sieht die Bedienbarkeit der Tierarzt-Software aus?

Es ist zwar eine Software, sollte sich jedoch eher wie ein hilfreicher Kollege als wie ein kompliziertes Puzzle anfühlen. Einfache Navigation, intuitive Anordnung und schnelle Ladezeiten sind nicht nur ästhetische Anliegen. Sie tragen zur Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen bei. Überprüfen Sie auch, ob der Anbieter Schulungen anbietet und welches Maß an Kundensupport er bereitstellt. Wenn Ihre Mitarbeiter moderne Smartphones mit schönen, intuitiven Designs verwenden oder wenn sie zu Hause Alexa haben, scheint es unvernünftig, sie mit Software arbeiten zu lassen, die wie Windows 95 aussieht. Achten Sie auf moderne und benutzerfreundliche Lösungen.

Welche Integrationen bietet die Praxismanagement-Software?

Kann Ihr ausgewähltes System mit Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware zusammenarbeiten und sich gut mit Ihren digitalen Bildgebungswerkzeugen vertragen? Ausgezeichnete Kompatibilität kann Stunden manueller Arbeit sparen und verringert die Fehlermöglichkeiten. Suchen Sie nach Systemen mit API-Zugang oder integrierten Verbindungen mit beliebten Tools von Drittanbietern. Wenn Sie sich unsicher sind, erstellen Sie auch hier eine Liste aller notwendigen Verbindungen und fragen Sie beim Anbieter nach.

Bietet die Tierarzt-Software Schulungen und ausgezeichneten Support?

Ein starkes Unterstützungssystem ist kein Luxus, sondern eine Anforderung. Bietet der Anbieter rund um die Uhr Support oder nur von Montag bis Freitag, von 9 bis 12 Uhr? Gibt es zusätzliche Kosten für Supportdienste? Und unterschätzen Sie nicht den Wert umfassender Schulungsmaterialien – sie sind Ihr Rettungsboot in einem Meer neuer Technologien.

Welchen Ruf hat der Softwareanbieter?

Wir alle wissen, dass in jeder Beziehung der Ruf zählt. Führen Sie Hintergrundprüfungen durch, lesen Sie Benutzerbewertungen und fordern Sie Kundenreferenzen an. Der Ruf eines Anbieters kann oft Bände über die Zuverlässigkeit und Qualität seines Systems sprechen. Tauchen Sie tief in diese Geschäftsbedingungen ein und suchen Sie nach versteckten Kosten wie Einrichtungsgebühren oder Speicherplatzkosten. Lesen Sie Bewertungen nicht nur auf der Website des Anbieters, sondern auch in unabhängigen Foren. Beachten Sie wiederkehrende Beschwerden oder Probleme. Vielleicht kennen Sie ja sogar einen Kollegen oder eine Kollegin, welche/r mit dem Anbieter zusammenarbeitet und können hier eine persönliche Meinung erhalten.

Wie flexibel ist die Praxismanagement-Software?

Ihre Klinik ist einzigartig, und Ihre Tierarzt-Software sollte das widerspiegeln können. Von individuellen Vorlagen bis zu maßgeschneiderten Benachrichtigungen bestimmen Sie, wie viel des Systems an Ihren speziellen Arbeitsablauf und Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Seien Sie jedoch vorsichtig – einige Systeme berechnen für jede Anpassung zusätzliche Kosten.

Wie läuft die Datenmigration ab?

Der Übergang zu einem neuen System sollte keine Herkulesaufgabe erfordern. Bestätigen Sie bei den Anbietern die Leichtigkeit und Kosten der Migration vorhandener Daten in das neue System. Einige bieten dies vielleicht als kostenlose Dienstleistung an, während andere möglicherweise Gebühren erheben. Auf jeden Fall ist ein reibungsloser Datenmigrationsprozess sein Gewicht in Gold wert.

Die Auswahl einer PMS ist weit mehr als eine geschäftliche Transaktion, es handelt sich um eine langfristige Verpflichtung. Dieses System wird ein integraler Bestandteil des täglichen Betriebs Ihrer Praxis sein und beeinflusst nicht nur die administrative Effizienz, sondern auch die Qualität der Patientenversorgung. Nehmen Sie sich Zeit, recherchieren Sie und wählen Sie das System aus, welches am besten mit den aktuellen Realitäten und zukünftigen Zielen Ihrer Praxis in Einklang steht.

Für etwaige Fragen, Anmerkungen und Wünsche sind wir gerne für Sie da!