So einfach kann der Umstieg vom Karteikartensystem zu einer Tierarzt-Software sein.
War es vor einigen Jahren noch etwas exklusives wenn Tierarztpraxen mit PC´s die Behandlungen dokumentierten und die Leistung abrechneten, so ist das heute schon selbstverständlich. Die gute alte Karteikarte hat ausgedient.
Für viele Tierhalter ist nicht mehr nur das fachliche Wissen oder die Empfehlung ein wichtiges Entscheidungskriterium für den Tierarzt. In den letzten Jahren wird vermehrt auf den Wohlfühlfaktor und auf das professionelle Auftreten einer Tierarztpraxis geschaut. Dr. House lässt grüßen J
Die Kundenbindung wird immer wichtiger. Moderne Medien wie SMS, E-Mail oder WhatsApp sind wichtige Kanäle mit denen man heutzutage die Kunden binden kann. Zusätzliche Serviceleistungen wie Erinnerung zur Impfung, zu Kontrollterminen etc. werden von den Tierhaltern immer mehr gefordert. Ohne entsprechende Softwaresysteme wie z.B. VET.7well ist der zeitliche Aufwand nicht zu vertreten.
Die meisten Neugründungen arbeiten von Anfang an ohne Karteikarten und auch in Praxen, die schon einige Zeit bestehen, entsteht zunehmend der Wunsch nach der papierlosen und flexiblen Praxis.
Durch die Registrierkassenpflicht haben einige Praxen ein Hybrides System (Papier-Karteikarte und separate Registrierkassenabrechnung) entwickelt. Die Abrechnung wird über die Registrierkasse geführt, die Dokumentation noch auf Papier. Es gibt verschiedene Gründe warum sich die Praxisbesitzer für diese Hybride-Lösung entschieden haben:
- Die Zeit für die Umstellung war zu kurz
- Angst vor etwas Neuem
- Möchten nicht auf den „Blechtrottel“ angewiesen sein
- Totale Überwachung durch die Behörden, usw.
Leider gelangt der Mehrwert einer Praxissoftware so völlig aus den Augen. Bei einem Hybriden System ist natürlich ein Mehraufwand notwendig um die behördlichen Vorgaben erfüllen zu können.
Die Mythen der „Totalen Überwachung“ werden leider medial getrieben. Großteils der Gerüchte sind schlichtweg falsch. Dies sollte keinesfalls ein Grund gegen eine Praxis-Software sein. Die RKS-V überwacht nicht jeden Schritt, im Prinzip ist dies nur ein Manipulationsschutz um es den schwarzen Schafen schwerer zu machen, etwas an der Finanz vorbei zu schummeln.
Der persönliche Komfortbereich, sich von dem alten Karteikartensystem, in ein neues Computergestütztes System zu wagen ist schon eher ein verständlicher Punkt. „Man hat ja eh nicht mehr solange zu Arbeiten bis zur Pension“, „Das hab ich mit der Hand viel schneller aufgeschrieben“, usw.. Doch wenn man ehrlich ist, belügt man sich nur selbst. Kein händisches System kann rascher arbeiten als der Computer. Moderne Softwarelösungen wie VET.7well erleichtern den Arbeitsalltag und bringen unterm Strich eine schlanke, einfache Administration und somit enorme Zeitersparnis.
Vielmehr muss man sich die Frage stellen bin ich „mutig“ und gehe den Schritt in die „Zukunft“, modernisiere ich meine Arbeitsweise?
Seien wir ehrlich – wir brauchen nichts zu verschönern: der Umstieg von einem Karteikartensystem auf eine Tierarztpraxis-Software ist kein Thema welches in Sekunden erledigt ist. Der Anfang ist bestimmt ein hartes Stück Arbeit, aber mit etwas Vertrauen, Übung und Geduld sind die ersten Schritte rasch gemacht und Sie können sofort von den Vorteilen einer Praxis-Software-Lösung profitieren.
Aber auch finanziell zahlt sich eine Umstellung aus. Zum einen sind die Kosten von unserer Praxis-Software sehr gering, zum anderen werden Sie mit einer Praxis-Software viel genauer Abrechnen und der Umsatz wird automatisch steigen. Die Tierhalter erhalten eine genauere Übersicht und so ist der Preis viel weniger ein Thema beim Tierhalter.
Wir haben schon viele Praxen beim Umstieg begleitet, und davon waren viele mit dem Computer auf Kriegsfuß. Nach den ersten Schwierigkeiten und Hilfestellungen, brauchten wir unsere Kunden nicht mehr davon überzeugen, dass es der richtige Schritt war. Meist bekommen wir nach nur wenigen Wochen, dass erste positive Feedback!
Mit der Umstellung von einer Papierkarteikarte oder Excel Tabelle auf die Computerkarteikarte geht eine fast komplette Reorganisation der Verwaltung einher. Am folgenden Beispiel werden Sie jedoch sehen, dass sich die Umstellung – allein aus zeitlicher Sicht – lohnen wird.
In den meisten Praxen kommt es heute auch noch vor, dass Karteikarten verzweifelt gesucht werden – vor allem dann, wenn es Spezial- und Sonderfächer für bestimmte Karten gibt (Impferinnerungen, offene Rechnungen, abgelegte Kartei usw.). Dies kann Ihnen mit einer Software nicht passieren, da alleine die Impferinnerungen per Mail, SMS auf Knopfdruck versendet werden können. Zeitaufwand: 2 Minuten für 200 Patienten.
Das Anpassen der Texte nimmt gerade einmalig 5 Minuten in Anspruch. Offene Rechnungen werden gesammelt angezeigt und keine offenen Leistungen bleibt mehr liegen, werden vergessen oder verschwinden im Bürodschungel. Mit einem Knopfdruck können die monatlichen offenen Rechnungen inkl. der Mahngebühr oder Verzugszinsen, welche das System automatisch berechnet, erstellt werden und per Mail versendet oder auf Papier ausgedruckt werden. Einmaliger zeitlicher Aufwand für die Eingabe des Zinssatzes der Verzugszinsen – keine 2 Minuten.
Dank integrierter Warnmeldungen erfahren Sie sofort wenn z.B. Impfungen fällig sind, der Parasitenschutz aufgefrischt gehört, Rechnungen beim Tierhalter offen sind und noch vieles mehr.
Bei einer Praxissoftware entfällt das zeitintensive heraussuchen oder einsortieren einer Kartei. Sie können bequem von der Couch aus den letzten Hausbesuch nochmals nachbearbeiten, ein Röntgenbild analysieren, den Blutbefund mit einem Klick per Mail an den Kunden senden oder die Finanzen des kompletten Monats überprüfen und dem Steuerberater zusenden. Mit einer Praxissoftware haben Sie den genauen Überblick über Ihre Hausapotheke, Umsätze, Lagerbestände und Bestellungen können per Klick gesendet werden, die Produkte sind immer auf dem aktuellsten preislichen Stand. Auch bei rechtlichen Aspekten unterstützt Sie die Software, kein führen mehr von Suchtmittelbücher, Röntgenlisten, etc.
Viele trauen sich die lückenlose Dokumentation in einer Software nicht zu. Das Problem ist allerdings auch eine große Chance! Mit ganz wenig Übung können alle Mitarbeiter / innen die Leistungsaufzeichnungen genau dokumentieren und so sind alle Daten zentral an einem Platz.
In stressigen Situationen gehen keine Informationen mehr verloren. Sie werden aktiv entlastet durch Verkaufsvorlagen, Untersuchungsvorlagen, Checklisten für Behandlungen, usw. und Sie bleiben relaxed und haben dennoch eine vollständige Dokumentation.
Durch den Einsatz einer Praxissoftware wird nachvollziehbar, wer welche Einträge oder Änderungen vorgenommen hat. Es ist möglich, jedem Mitarbeiter/in einen eigenen Zugang zu geben. Sind in der Praxis mehrere Mitarbeiter für die Patientenaufnahme, Verrechnung usw. zuständig, kann so auch ganz genau nachvollzogen werden, wer was gemacht hat. Das kann bei Nachfragen oder Fehlerfindung sehr hilfreich sein. Dies führt auch häufig dazu, dass alle Beteiligten die Einträge gewissenhafter vornehmen.
Eine Praxissoftware bietet sehr viel mehr Möglichkeiten als die herkömmliche Karteikarte. Man muss sich mit diesen Möglichkeiten nur einmal vertraut machen und diese dann nutzen. Röngten, Diagnoseberichte, Laborbefunde und Arztberichte von Kollegen sind bei Tier oder Tierhalter sofort ersichtlich. Kommt ein Patient mit Schmerzen in die Praxis, welche er vielleicht schon öfters hatte, sieht der Behandler sofort beim Öffnen der elektronischen Karteikarte, schnell und aktuell alle Befundergebnisse, die bei der letzten oder vorletzten Behandlung eingegangen sind. Das spart Zeit und zeitaufwändige Doppeluntersuchungen und erleichtert die Diagnosestellung.
Ich möchte Ihnen in diesem Artikel die Angst vor dem „neuen“ nehmen. Die Umstellung vom Karteikartensystem zu einer Software erscheint schwer, ist es jedoch nicht. Schritt für Schritt können Sie die Software einsetzten. Nicht alle Funktionen müssen von Beginn an verwendet werden, je nach Fortschritt und Anforderungen setzten Sie einfach einen Schritt nach dem anderen und mit jedem Schritt sparen Sie später wertvolle Zeit.
Eine Praxissoftware erleichtert Ihnen den Praxisalltag ungemein und Sie haben wieder viel mehr Zeit für das, was Sie gerne und intensiv gelernt haben und mit Herz machen, Tierarzt sein!!!
Wir unterstützen Sie beim Umstieg aktiv. Dank Supporthotline, E-Mail Support, Fernwartung, vor Ort Service, Webinare, Workshops, u.a.m. ist der Umstieg keine große Hürde mehr. Wagen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie Kontakt mit uns auf!